- Å forvalte bygningsmassen på en god måte, slik at den ikke faller i verdi, er en av de viktigste oppgavene for et styre i et borettslag eller sameie. Det innebærer et stort ansvar for et område mange naturlig nok ikke har inngående kunnskaper om. Derfor er vi til for å bistå boligselskapene, slik at dette både er i henhold til lovverket og letter arbeidet og ansvarsbyrden for styrene, sier Jan-Erik Solheim Fredrik Hoffstrøm og Stian Aleksander Grytøyr.

Trioen utgjør HABOs tekniske avdeling, som tilbyr et bredt spekter av tjenester innen teknisk forvaltning og support:

* Byggeteknisk veiledning og rådgivning

* Rehabiliteringsprosjekter, som nye rørstammer og baderom, utvidelse av balkonger, etterinstallering av heis, skifte av 

fasade med etterisolering og nye vinduer

* Vedlikeholdsprosjekter; eksempelvis utskifting av vinduer, omlegging av tak, utvendig malearbeid, etc.

* Administrere helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften

* Etablere vedlikeholdsplan og vedlikeholdsbudsjett, og oppdatere planene jevnlig

*  Styringsverktøy for styret i form av økonomisk plan som sier noe om hva som bør gjøres på kort og lang sikt (10 årsplan)

* Digitalt HMS-system

 

Store verdier

Den samlede bygnings- og eiendomsmassen som HABO forvalter for boligselskapene har en samlet forsikringsverdi til over 6 milliarder kroner. De aller fleste boligselskapenes styrer har utført et godt løpende vedlikehold av bygningsmassene, og i de senere år er mange lag modernisert og oppgradert for betydelige summer.

-  Kravene til bygningsmessig og økonomisk kunnskap er betydelig. Styrene ser dette og etterspør derfor tekniske og økonomiske tjenester for å ha et så godt beslutningsgrunnlag som mulig, sier HABOs tekniske leder Jan Erik Solheim.

Han kan fortelle at det gjennom mange år har vært stor og økende etterspørsel etter HABOs tjenester for teknisk og økonomisk planlegging og oppfølging både når det gjelder vedlikehold, fornying, oppgradering og ordinær drift.

-  Mange lag ser behovet for en løpende oppfølging, uavhengig av hvem som sitter i styret. Flere lag har igangsatt store og omfattende rehabiliteringsprosjekter med røropplegg og baderom de siste årene, som har betinget investeringer på over 40 millioner kroner.

 De aller fleste ser nødvendigheten og fordelen med å ha en profesjonell partner med i slike prosesser, hvor både teknisk-, økonomi- og forvaltningsavdelingen har vært engasjert med planlegging, prosjektering, byggeledelse og gjennomføring.

Tar rollen som prosjektleder

- Ved å bruke oss i oppgraderingsprosjekter er lagene trygge på at hele prosessen blir ivaretatt på beste måte. Vi bistår styret med å avdekke behovet, vi orienterer på generalforsamlinger og vi tar hånd om alt fra å sende ut anbud, følge opp arbeidene og tidsplanen, ferdigstillelse og eventuelle reklamasjoner i etterkant. Styret er selvsagt med på byggemøter, og det utveksles informasjon begge veier for å få en optimal prosess for alle. Ikke minst beboerne, sier Solheim. 

- I tillegg til at vi letter arbeidet vesentlig for styrene, har vi kompetanse og faglig tyngde til å kunne påse at arbeidene blir utført i henhold til lovverket. At det er vi som gjennomfører anbudsrundene, er i tillegg med på å få de beste prisene i markedet. Så det er en god investering på flere måter å engasjere oss, sier han.

Men hvordan kan lagene vite når det er på tide få utført vedlikehold?  

- Gjennom vår vedlikeholdsplan kan de kartlegge bygningsmassens tilstand, aktuelle vedlikeholdsbehov og kostnader knyttet til tiltakene. Det vil gi styret mulighet til å planlegge og prioritere nødvendig vedlikehold, samt at det unngår store overraskelser.

Et planlagt vedlikehold vil ofte bety at eventuelle skader eller unormal slitasje på bygningsmassen begrenses, og at vedlikeholdet blir rimeligere. Det er viktig å informere beboerne godt, og Solheims klare anbefaling er å forbered beboerne så tidlig som mulig dersom det må gjøres store oppgraderinger noen år fram i tid. Og gjerne få utarbeidet et forprosjekt eller en kostnadsrapport som presenteres for beboerne.

- Vi deltar gjerne på egne informasjonsmøter før saken legges fram for avstemming på generalforsamling, slik at alle er klar over både behovet og kostnadene for rehabiliteringen. Som sagt; vi er gjerne med gjennom hele prosessen!

Internkontroll

Prosjektleder Stian Aleksander Grytøyr og forvaltningskonsulent Fredrik Hoffstrøm minner om at alle borettslag og sameier er pålagt å ha et HMS-system, og det er styrets ansvar å sikre en tilfredsstillende interkontroll. 

- Ledelsen skal sørge for at boligselskapene har et system som sikrer at virksomhetene arbeider systematisk med HMS, og innfører og utøver internkontroll, sier de.  

- Å ivareta helse, miljø og sikkerhet i borettslagene er lovpålagt. Vi har systemer som både er en god hjelper og letter arbeidet for styrene. HMS-permen fort kan bli liggende og støve ned. Det byttes styremedlemmer og styreleder jevnlig i lagene, og ikke alle er oppmerksomme på de forpliktelser som følger med et styreverv.  Med en digital versjonen, vil styrelederen hele tiden ha tilgang til alle sjekklister, protokoller og skjemaer som inngår i HMS-området. Her kan man også bekrefte at kontroller og tilsyn er utført med et tastetrykk. Og har du et digitalt skjema som er signert, kan du alltid dokumentere at du har fulgt opp det du er forpliktet til å gjøre.  Det være seg angående rømningsveier, brannvarslere, brannslukningsapparater, brannøvelse etc.

- En annen, veldig nyttig funksjon, er at han eller hun vil få påminnelser både på SMS og mail om at det er tid for kontroller eller tiltak i henhold til lovverket. HMS-systemet tilpasset det enkelte borettslaget, slik at innholdet blir relevant i forhold til behovet. 

- Når man kjøper en tilgang til HMS-systemet, ligger alt av lovverk lett tilgjengelig. Det er ikke enkelt å holde seg oppdatert på hva som er lovpålagt, hvor ofte man må kontrollere, hva som kreves av dokumentasjon osv.  Og lovverket endrer seg jo stadig, minner de om.